La boda salió perfecta. Los novios, contentos; el equipo, agotado; la factura, cobrada. Tres semanas después, cuando llegan las últimas facturas y se suman las horas, el evento ha dejado bastante menos de lo presupuestado. Nadie cometió un error grave. Simplemente, el margen se había decidido mucho antes del sábado.
Esa es la idea: en catering y eventos, el precio se cierra semanas antes de servir. Lo que pase entre el presupuesto y el servicio solo puede restar margen, salvo que lo hayas previsto.
Presupuesto frente a realidad
Una boda de 150 invitados a 85 € por cubierto, sin IVA (ejemplo ilustrativo):
| Concepto | Presupuesto | Real |
|---|---|---|
| Facturado (150 × 85 €) | 12.750 € | 12.750 € |
| − Ingredientes | 3.900 € | 4.488 € |
| − Personal | 2.600 € | 3.150 € |
| − Transporte y alquileres | 700 € | 760 € |
| = Margen del evento | 5.550 € (43,5 %) | 4.352 € (34,1 %) |
Casi 1.200 € menos de margen con el mismo precio y los mismos invitados. Ninguna partida se ha disparado por sí sola. Veamos de dónde sale cada desviación y en qué momento se podía haber evitado.
Las cuatro decisiones que fijan el margen
1. Con qué precios se hizo el escandallo. El presupuesto se calculó con un coste de 26 € por cubierto. Cuando llegó la fecha, varios proveedores habían subido y el mismo menú costaba 27,20 €. Son 180 € en 150 cubiertos. Se decide al presupuestar: con el escandallo actualizado ese día, con una fecha de validez en la oferta y, si el evento es lejano, con una cláusula de revisión de precios. Cómo montar ese escandallo lo explicamos en la guía del escandallo.
2. Para cuántos se produce. Por si acaso, cocina produjo para 165 cubiertos. Quince cubiertos de más a 27,20 € son 408 € que no se cobran y que, en buena parte, acaban como sobrante. Se decide antes: un margen de seguridad acordado, por ejemplo un porcentaje fijo sobre los confirmados, y registrar lo que vuelve del evento para ajustar el siguiente.
3. Qué personal se ha presupuestado. El presupuesto contaba el servicio, pero no las horas de montaje ni las dos personas de refuerzo que hicieron falta en sala. Son 550 € más. El montaje, el desmontaje, el transporte del equipo y las horas extra son coste del evento, y deberían estar en el presupuesto desde el principio.
4. Cuándo se cierra el número de invitados. En este ejemplo no cambió, pero es la desviación más habitual: cambia el número de cubiertos, cambia el coste y el precio se queda igual. Una fecha límite para confirmar el número, y un precio que dependa de él, protege el margen antes de que el cambio llegue a cocina.
Si lo sumas todo, sale la diferencia: 180 € de precios, 408 € de sobreproducción, 550 € de personal y 60 € de un viaje de transporte extra. En total, 1.198 € (ejemplo ilustrativo).
Mirar cada evento por separado
Muchos caterings y espacios de eventos venden por evento pero miran los números por mes. Así, un evento que deja poco queda escondido entre dos que dejan mucho. Calcular el margen real de cada uno, aunque sea con una hoja sencilla, permite ver qué tipo de evento deja más y en qué partida se desvía el resto. Si además produces en una cocina central para varios servicios, el coste de cada lote tiene que llegar al evento que lo consume.
Qué hacer el lunes
- Coge el último evento que hiciste y pon al lado el presupuesto y lo que costó de verdad, partida por partida.
- Revisa las ofertas que tienes abiertas: ¿con qué precios de compra se calcularon y hasta cuándo son válidas?
- Añade a tu plantilla de presupuesto una línea para montaje, desmontaje y transporte, y una fecha límite para cerrar el número de invitados.
En obenke, cada evento reúne sus ingredientes, su producción y su personal para que veas su coste y su margen reales; lo tienes explicado para catering y para espacios de eventos.
