El coste de personal suele ser la partida más grande de un restaurante después de la comida, o incluso por delante. Y es la que más tarde se ve: llega con las nóminas, a final de mes, cuando los turnos ya se han hecho. Esta guía explica qué entra en ese coste, cómo convertirlo en un ratio sobre ventas y cómo usarlo para planificar turnos antes del servicio, no después.
Qué incluye el coste de personal
El error más común es mirar el neto que cobra cada persona. Para el negocio, una persona cuesta bastante más que eso. El coste de personal de un mes en España se compone, como mínimo, de:
- Salario bruto: el sueldo antes de retenciones, con las pagas extra (si las pagas en junio y diciembre, reparte su coste entre los doce meses), los pluses del convenio, las horas extra y las nocturnidades.
- Cotizaciones a cargo de la empresa: lo que pagas a la Seguridad Social por cada trabajador, además de su bruto. Incluye varios conceptos (contingencias comunes, desempleo, FOGASA, formación profesional, accidentes de trabajo y el Mecanismo de Equidad Intergeneracional). Los tipos cambian según el año y el tipo de contrato; los vigentes están en la página de bases y tipos de cotización de la Seguridad Social. Tu gestoría te puede dar la cifra exacta de cada nómina.
- Otros costes ligados al equipo: sustituciones por bajas o vacaciones, personal extra de fin de semana, empresa de trabajo temporal si la usas, indemnizaciones y finiquitos, y la comida del personal si quieres tenerla aquí y no en el coste de comida.
Un caso que se olvida: el propietario que trabaja en sala o en cocina. Si no se asigna un sueldo, el ratio sale artificialmente bajo y el día que contrates a alguien para ese puesto el resultado cambia de golpe. Imputa lo que costaría pagar a otra persona por ese trabajo.
Cómo calcular el ratio sobre ventas
La fórmula es sencilla:
Coste de personal (%) = coste de personal del periodo ÷ ventas del periodo × 100
Las ventas, sin IVA y totales (comida y bebida), porque el equipo atiende las dos. Un mes en un restaurante (ejemplo ilustrativo, cifras inventadas):
| Concepto | Importe |
|---|---|
| Salarios brutos del mes (con pagas extra prorrateadas) | 15.000 € |
| + Cotizaciones a cargo de la empresa | 4.800 € |
| = Coste de personal del mes | 19.800 € |
| Ventas del mes sin IVA | 60.000 € |
| Coste de personal sobre ventas | 33 % |
| Horas trabajadas en el mes | 1.320 h |
| Coste medio por hora trabajada | 15 € |
La cifra de cotizaciones del ejemplo es inventada para que las cuentas sean redondas. La tuya dependerá de los contratos y del convenio de tu provincia.
La última línea es la que más vas a usar. El coste medio por hora (coste del mes entre horas trabajadas) te permite pasar de la nómina mensual a cada turno sin esperar a final de mes.
Por turno y por hora: dónde se ve de verdad
Un 33 % mensual no dice nada de qué turnos sobran y cuáles van justos. El ratio útil es el de cada turno, y la cifra que lo explica es la venta por hora trabajada: ventas del turno entre horas de todo el equipo en ese turno.
Con el coste medio de 15 € por hora del ejemplo anterior, una semana cualquiera se ve así (ejemplo ilustrativo):
| Turno | Ventas | Horas | Coste de personal | Personal sobre ventas | Venta por hora |
|---|---|---|---|---|---|
| Martes mediodía | 1.200 € | 24 h | 360 € | 30,0 % | 50,00 € |
| Martes noche | 900 € | 24 h | 360 € | 40,0 % | 37,50 € |
| Viernes noche | 2.800 € | 40 h | 600 € | 21,4 % | 70,00 € |
| Sábado mediodía | 2.400 € | 40 h | 600 € | 25,0 % | 60,00 € |
| Domingo noche | 700 € | 20 h | 300 € | 42,9 % | 35,00 € |
El martes noche y el domingo noche tienen casi la misma plantilla que turnos que venden mucho más. Ahí está el margen. No siempre se puede quitar a alguien (hay un mínimo por puesto: alguien en barra, alguien en plancha), pero sí se puede ajustar la hora de entrada, adelantar el cierre de cocina o mover tareas de preparación a esos turnos para que el viernes vaya más desahogado.
Mira también el otro extremo. Un viernes a 70 € por hora puede ser una buena cifra o una señal de que el equipo va al límite: mesas que esperan, platos que salen fríos, gente quemada. El ratio bajo no es siempre buena noticia.
Planificar turnos con la previsión de ventas
Medir el turno de ayer sirve para aprender. Para gastar menos hay que decidir el cuadrante antes de que empiece la semana. El método es este:
- Prevé las ventas de cada turno. Parte de las mismas semanas de los meses anteriores y corrige por lo que sabes: festivos, eventos en la zona, grupos reservados, el tiempo.
- Fija una venta por hora objetivo. Sale de tus propios turnos buenos, los que funcionaron bien de servicio y de coste. En el ejemplo, algo entre 50 y 60 €.
- Calcula las horas: ventas previstas ÷ venta por hora objetivo. Si prevés 900 € un martes noche y tu objetivo son 55 € por hora, salen unas 16 horas de equipo, no 24.
- Ajusta al mínimo operativo y al convenio. Las horas calculadas son una referencia. Respeta los puestos mínimos, los descansos y lo que marque tu convenio.
- Compara al cerrar la semana. Previsto frente a real, turno por turno. Si te equivocas siempre en el mismo sentido, corrige la previsión.
El coste primo: comida y personal juntos
Comida y personal se compensan entre sí. Comprar producto ya elaborado sube el coste de comida y baja las horas de cocina. Hacerlo todo en casa hace lo contrario. Por eso conviene mirarlos sumados, en lo que el sector llama coste primo (prime cost):
Coste primo (%) = (consumo de comida y bebida + coste de personal) ÷ ventas × 100
| Concepto | Importe | Sobre ventas |
|---|---|---|
| Ventas del mes sin IVA | 60.000 € | 100 % |
| Consumo de comida y bebida | 17.400 € | 29 % |
| Coste de personal | 19.800 € | 33 % |
| Coste primo | 37.200 € | 62 % |
Lo que queda después del coste primo tiene que pagar el alquiler, los suministros, el resto de gastos y dejar beneficio. Si decides elaborar más en casa para bajar la comida, comprueba que el coste primo baja de verdad y no solo cambia de línea. Cómo calcular la parte de comida lo explicamos en la guía del coste de comida, y cómo encaja todo en la guía de la cuenta de resultados.
Errores frecuentes
- Contar el neto y no el coste total. Sin las cotizaciones de empresa ni las pagas extra, el ratio sale más bajo de lo que es.
- Usar las horas del contrato y no las trabajadas. Las horas extra, los refuerzos y las sustituciones son justo lo que dispara el coste. Si no las registras, no las ves.
- Dejar fuera al propietario o a la familia. El negocio parece rentable hasta que alguien tiene que cubrir ese puesto.
- Mirar solo el mes. La media esconde los turnos con demasiada gente y los que van cortos.
- Recortar sin mirar las ventas. Quitar a una persona del turno que más vende puede bajar el coste y, a la vez, las ventas y la propina del resto.
- Mezclar importes con y sin IVA. El ratio se calcula con ventas sin IVA. Si usas la caja con IVA, el porcentaje parece mejor de lo que es.
En cuanto a qué porcentaje es razonable: no hay un estándar oficial en España, y depende mucho del tipo de local, del servicio y de cuánto se elabora en casa. La referencia más útil es la tuya: tu ratio de este mes contra los anteriores y tus turnos buenos contra los flojos.
Preguntas frecuentes
¿Qué porcentaje de las ventas debe ser coste de personal?
No hay una cifra oficial, y la media mensual dice poco. En el ejemplo de esta guía sale un 33 %, pero lo útil es el ratio por turno y por hora: ahí ves qué servicios van sobrados de gente y cuáles justos. Míralo siempre junto al coste de comida.
¿Cuánto paga la empresa de Seguridad Social por un trabajador de hostelería?
De forma aproximada, en torno a un 30 % del salario bruto, aunque varía con el tipo de contrato y la tarifa de accidentes de trabajo. Por eso el coste de una persona para el negocio es el bruto más las cotizaciones, no lo que cobra en neto. Tu gestoría te da la cifra exacta de cada nómina.
¿Cómo se calcula el coste de personal de un restaurante?
Suma, para el periodo, los salarios brutos, la Seguridad Social a cargo de la empresa y el resto de costes del equipo (extras, sustituciones, ETT). Divídelo entre las ventas sin IVA del mismo periodo y multiplica por 100. Si el propietario trabaja en el local, asígnale también un coste.
¿Qué es el coste primo en hostelería?
Es la suma del coste de comida y bebida y el coste de personal, sobre ventas. Se mira junto porque una cifra afecta a la otra: bajar el coste de comida con más horas de preparación puede salir más caro, y recortar personal puede disparar la merma.
Hacerlo sin hojas de cálculo
Con el cuadrante, las nóminas y el cierre de caja de cada turno puedes hacer todo esto a mano. Cuesta tiempo, y suele hacerse cuando el mes ya ha terminado.
En obenke, los turnos se organizan en el mismo sistema que registra las ventas, y el coste de personal se calcula junto a la venta del mismo periodo. Ves la dotación de cada turno frente a lo que se ha vendido, y el personal entra en la misma cuenta que la comida. Puedes verlo en la sección Equipo.
