Sin inventario no hay coste de comida real, solo compras. Y las compras de un mes no son lo que has consumido ese mes. Esta guía explica para qué sirve contar, cada cuánto hacerlo según el producto, cómo organizar el recuento para que sea rápido y cómo ponerle valor en euros.
Para qué sirve el inventario
El inventario es la foto de lo que tienes en cámara, almacén y barra en un momento concreto, contado y valorado. Sirve para tres cosas:
- Calcular lo que has consumido. Consumo = inventario inicial + compras − inventario final. Sin los dos extremos, la fórmula no funciona. Es la base del coste de comida real.
- Encontrar lo que falta. Si sabes lo que deberías tener y cuentas lo que tienes, la diferencia es producto que se ha ido sin explicación.
- Comprar mejor. Con el stock a la vista pides lo que necesitas, no lo que crees que necesitas. Menos producto parado y menos caducidades.
El inventario no es una tarea administrativa para la gestoría. Es la única forma de saber si lo que dicen tus escandallos se parece a lo que pasa en cocina.
Cada cuánto contarlo
No hace falta contarlo todo cada día. La frecuencia depende de cuánto vale el producto, de lo rápido que rota y de lo fácil que es que desaparezca. Una pauta razonable para empezar:
| Familia de producto | Frecuencia | Por qué |
|---|---|---|
| Carne, pescado y marisco de alto valor | Diaria o semanal | Pocas unidades valen mucho. Un error se nota enseguida en el coste. |
| Destilados y vinos caros | Semanal | Alto valor por unidad y fáciles de consumir sin registrar. |
| Fresco perecedero (verdura, fruta, lácteos) | Semanal | Rota rápido y caduca. Contarlo ayuda a ajustar los pedidos. |
| Bebida general (refrescos, cerveza, agua) | Semanal o quincenal | Mucho volumen, valor medio por unidad. |
| Seco y conservas | Mensual | Rota despacio y aguanta. Con un recuento al mes basta. |
| Limpieza y desechables | Mensual | Bajo valor. Se cuenta para controlar el gasto, no el coste del plato. |
Además de esos recuentos parciales, haz un inventario completo una vez al mes, siempre el mismo día y a la misma hora. El último día del mes después del cierre, o el primero antes de abrir. Si un mes cuentas un martes por la mañana y el siguiente un sábado por la noche, los consumos no se pueden comparar.
Cómo contarlo sin perder una mañana
Un buen recuento es aburrido y ordenado. Estas reglas lo hacen más rápido y más fiable:
- Cuenta con el negocio parado. Sin servicio, sin pedidos entrando y con los albaranes del día ya registrados.
- Sigue siempre el mismo recorrido. Por ejemplo: cámara de congelación, cámara de fresco, almacén de seco, barra y bodega. De izquierda a derecha y de arriba abajo en cada estantería.
- Ordena la hoja en el mismo orden que el almacén. Si la hoja va por orden alfabético y la estantería por familias, vas y vienes y te saltas cosas.
- Una unidad por producto, la misma siempre. Kilos, litros o unidades, pero no un día botellas y otro cajas. Para lo que está empezado, estima en fracción (media botella, un tercio de saco) o pésalo.
- Dos personas si puedes. Una cuenta y otra apunta. Y mejor si quien cuenta no es quien gestiona ese almacén.
- Cuenta a ciegas. La hoja no debe decir cuánto se espera encontrar. Si la persona lo sabe, tiende a ver lo que espera.
La hoja de recuento necesita pocas columnas: zona, producto, unidad, cantidad contada, precio por unidad y valor (cantidad × precio). Las dos últimas se rellenan después, en la oficina, no delante de la estantería.
Cómo valorar el inventario: último precio o precio medio
Contar te da cantidades. Para pasarlas a euros tienes que decidir a qué precio. Si siempre pagaras lo mismo, no habría duda. Pero el aceite que tienes en el almacén puede venir de dos compras a precios distintos. Hay tres formas habituales de resolverlo:
- Último precio de compra. Todo el stock se valora al precio de la última factura. Es lo más sencillo y refleja lo que te costaría reponerlo hoy.
- Precio medio ponderado. Se suma lo que te ha costado todo el producto disponible y se divide entre las unidades. Suaviza las subidas y bajadas.
- FIFO (primero en entrar, primero en salir). Se supone que lo primero que compraste es lo primero que has gastado, así que lo que queda se valora a los precios de las compras más recientes.
Un ejemplo con aceite de oliva en un mes (ejemplo ilustrativo, precios sin IVA). Empiezas con 10 litros comprados a 7,00 €/l (70 €), compras 20 litros a 8,00 €/l (160 €) y a final de mes cuentas 12 litros. Has consumido 18 litros.
| Método | Precio aplicado | Valor de los 12 l en stock | Consumo del mes (70 € + 160 € − stock final) |
|---|---|---|---|
| Último precio | 8,00 €/l | 96,00 € | 134,00 € |
| Precio medio ponderado | 230 € ÷ 30 l = 7,67 €/l | 92,00 € | 138,00 € |
| FIFO | 12 l de la última compra a 8,00 €/l | 96,00 € | 134,00 € |
La diferencia es pequeña en un producto, pero se acumula en todo el almacén cuando los precios se mueven. Lo importante no es cuál eliges, sino usar siempre el mismo. Si cambias de método entre un mes y otro, el coste de comida cambia sin que haya pasado nada en cocina.
Para la contabilidad oficial hay reglas propias: el Plan General de Contabilidad establece con carácter general el precio medio ponderado y admite el FIFO. Para tu gestión interna puedes trabajar con el último precio si te resulta más útil, pero habla con tu gestoría para que las dos cifras no se confundan.
FIFO en el almacén: rotar no es lo mismo que valorar
FIFO también es una regla física, y esta sí es obligatoria en cualquier cocina: lo que entra primero sale primero. Al recibir mercancía, lo nuevo va detrás y lo antiguo delante. Etiqueta con la fecha de entrada o de elaboración todo lo que no la lleve visible.
Sin rotación, el inventario se llena de producto que caduca al fondo de la cámara. Ese producto acaba tirado, y lo tirado es merma. Cómo medirla y separarla por tipos se explica en la guía de merma en hostelería.
Diferencias de inventario: qué hacer con ellas
Si tienes escandallos y registras ventas y mermas, puedes calcular un stock teórico: lo que debería haber. Stock teórico = inventario inicial + compras − consumo según ventas y escandallos − merma registrada. Al compararlo con lo contado aparecen las diferencias (ejemplo ilustrativo):
| Producto | Stock teórico | Contado | Diferencia | Precio | Valor de la diferencia |
|---|---|---|---|---|---|
| Solomillo de ternera | 8,0 kg | 6,5 kg | −1,5 kg | 28,00 €/kg | −42,00 € |
| Queso curado | 4,0 kg | 3,4 kg | −0,6 kg | 16,00 €/kg | −9,60 € |
| Aceite de oliva | 12 l | 12 l | 0 l | 8,00 €/l | 0,00 € |
| Gambón | 5,0 kg | 5,5 kg | +0,5 kg | 18,00 €/kg | +9,00 € |
| Total | −42,60 € |
Lee las diferencias por producto, no solo el total. Aquí el total parece pequeño porque el gambón compensa parte del solomillo, pero las dos líneas piden una explicación:
- Diferencias negativas (falta producto): raciones más grandes de lo que dice el escandallo, merma que no se ha apuntado, comidas de personal o invitaciones sin registrar, o producto que ha salido del local.
- Diferencias positivas (sobra producto): casi siempre son errores de registro. Un albarán que no se ha dado de entrada, un plato vendido que no lleva ese ingrediente en su ficha o una unidad mal convertida.
Empieza por los productos con más valor de diferencia. Si la misma línea se repite dos o tres recuentos seguidos, ya no es un error de conteo: es un patrón.
Errores frecuentes
- Contar a ojo. «Habrá unos cinco kilos» no es un inventario. Pesa lo empezado y cuenta lo cerrado.
- Cambiar de día, de hora o de método de valoración. Los meses dejan de ser comparables.
- Olvidar zonas. La barra, la bodega, el congelador del fondo o el producto ya elaborado en cámara también son stock.
- Contar con albaranes sin registrar. La mercancía está en la cámara pero no en las compras, y el consumo sale más bajo de lo que es.
- No hacer nada con las diferencias. Un recuento que se archiva sin revisar es una mañana perdida.
Una vez valorado, el inventario alimenta el coste de cada plato. Si todavía no tienes escandallos fiables, la guía de escandallo de un plato es el siguiente paso.
Preguntas frecuentes
¿Cómo se hace un inventario en un restaurante?
Cuenta siempre en el mismo orden, siguiendo el recorrido físico de cámaras, almacén y barra, en la misma unidad en la que compras cada producto y fuera del servicio. Anota la cantidad, valora cada línea al último precio de compra sin IVA y suma. Mejor si cuentan dos personas: una cuenta y otra anota.
¿Hay una plantilla de inventario para restaurante en Excel?
Puedes montarla en cinco minutos: columnas de producto, ubicación, unidad de compra, cantidad contada, precio de compra sin IVA y valor (cantidad × precio). Ordénala por el recorrido del almacén, no por orden alfabético, y así contarás más rápido y te dejarás menos cosas.
¿Qué diferencia hay entre inventario y control de stock?
El inventario es una foto: lo que hay en un momento dado. El control de stock es la película: entradas por compras, salidas por ventas y mermas, y lo que debería quedar. Comparar lo que debería haber con lo que cuentas es lo que te dice dónde se pierde producto.
¿Qué programa usar para el inventario de un restaurante?
El que conecte el inventario con tus compras y con tus escandallos. Un programa que solo cuenta no te dice nada que no te diga una hoja de cálculo. Lo que aporta valor es que cada venta descuente el ingrediente y que cada albarán sume la entrada con su precio real.
Hacerlo sin hojas de cálculo
Con papel y una hoja de cálculo se puede hacer todo esto. Lo difícil es calcular el stock teórico, porque exige cruzar ventas, escandallos, compras y mermas a mano.
En obenke, cada venta descuenta del stock lo que marca el escandallo y las mermas se registran en el momento y se valoran a precio de compra. Los conteos a ciegas evitan contar lo que el sistema ya espera, y la comparación entre consumo teórico y real separa la merma registrada de la que nadie ha explicado. Lo tienes en la sección de inventario y merma.
